Tổ chức sự kiện lớn, đặc biệt là sự kiện khai trương, hội thảo, hội nghị khách hàng hay kỷ niệm thành lập công ty… thường cần đặt quà tặng số lượng lớn để tri ân khách mời, đối tác. Tuy nhiên, với thời gian gấp rút chỉ khoảng 7-15 ngày, làm sao doanh nghiệp có thể triển khai suôn sẻ mà không gặp rủi ro?
Đừng lo, việc đặt quà tặng sự kiện theo yêu cầu số lượng lớn vẫn hoàn toàn khả thi nếu doanh nghiệp nắm được các nguyên tắc quan trọng sau. Cùng Giga Gift khám phá cách để doanh nghiệp vừa đảm bảo tiến độ, vừa tối ưu chất lượng và chi phí.
4 bước để đặt quà tặng số lượng lớn tránh các rủi ro phát sinh
1. Lên kế hoạch đúng từ đầu
Giả sử, doanh nghiệp cần triển khai một đơn hàng 1000 bộ quà tặng sự kiện trong thời gian 10 ngày. Với số lượng lớn và thời gian gấp như vậy phải làm thế nào? Tất nhiên, doanh nghiệp không thể làm theo kiểu "đặt là xong". Muốn mọi thứ diễn ra trơn tru, việc đầu tiên đơn vị cần lên kế hoạch rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên. Kế hoạch càng chi tiết, càng dễ kiểm soát.
1.1. Xác định mục tiêu quà tặng
- Ai là người nhận? Khách VIP, đối tác, khách mời thường, nội bộ công ty?
- Tặng khi nào? Trong sự kiện, trước hoặc sau sự kiện?
- Giá trị mỗi phần quà: Chia nhóm theo ngân sách, từ 100k–300k, hay quà cao cấp từ 500k trở lên?
Việc xác định mục tiêu giúp công ty tối ưu chi phí mà vẫn tạo được ấn tượng tốt với từng nhóm người nhận.
1.2. Chốt ngân sách và mẫu mã trong 24 - 48 giờ đầu tiên
Với thời gian chỉ 10 ngày, bạn cần dành 1-2 ngày đầu để chốt ngay:
- Mẫu quà phù hợp: quà dùng được, gọn nhẹ, dễ vận chuyển
- Thiết kế logo/in ấn theo yêu cầu
- Hình thức đóng gói (túi giấy, hộp quà, bao bì riêng)
Mẹo: Hãy chọn các mẫu đã có sẵn trong kho của đơn vị cung cấp để tiết kiệm thời gian sản xuất.
>>> Xem thêm: Quản Lý Ngân Sách Quà Tặng Cuối Năm "Đỉnh Cao" Cho Doanh Nghiệp
1.3. Tạo timeline rõ ràng và chia đầu việc cụ thể
Doanh nghiệp bắt buộc phải phân chia công việc và thời gian cụ thể: deadline chọn mẫu, duyệt thiết kế, in logo, đóng gói, vận chuyển... để đảm bảo tiến độ và hiệu quả. Một kế hoạch khả thi cho 10 ngày nên chia như sau:
- Ngày 1 - 2: chọn mẫu, chốt ngân sách, thiết kế
- Ngày 3 - 6: sản xuất + in ấn + đóng gói
- Ngày 7 - 9: giao hàng đến từng điểm nhận
- Ngày 10: kiểm kê, dự phòng phát sinh
Minh họa kế hoạch triển khai đơn hàng 1000 bộ quà tặng trong 10 ngày
Đừng quên cắt cử nhân sự theo dõi từng mốc thời gian. Việc này giúp người phụ trách phát hiện và xử lý rủi ro sớm, thay vì bị động vào phút chót.
2. Chọn đối tác uy tín - Bước quyết định 70% thành công
Bạn có thể lên kế hoạch rất tốt, nhưng nếu chọn sai đơn vị cung cấp, toàn bộ tiến độ và chất lượng quà tặng đều có nguy cơ đổ bể. Với đơn hàng gấp – số lượng lớn – in ấn theo yêu cầu như 1000 bộ quà trong 10 ngày, đối tác chính là người “gánh vác” áp lực cùng bạn.
Tiêu chí chọn đơn vị cung cấp quà tặng sự kiện gấp:
- Có sẵn kho sản phẩm lớn, đa dạng: Càng nhiều sản phẩm có sẵn, bạn càng dễ chọn mẫu phù hợp và rút ngắn thời gian đặt hàng.
- In ấn - đóng gói - giao hàng trọn gói: Tránh các bên trung gian vì họ thường phải chờ bên thứ ba in ấn hoặc đóng gói. Một đối tác có năng lực khép kín giúp bạn giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Kinh nghiệm xử lý đơn hàng số lượng lớn, gấp: Đừng ngại hỏi “Gần đây anh/chị từng xử lý đơn hàng nào 500 - 1000 bộ chưa?” Đây là cách đơn giản để đánh giá năng lực thực tế của nhà cung cấp.
- Có demo rõ ràng, báo giá minh bạch: Bắt buộc phải có bản thiết kế demo quà tặng (hộp quà, logo, thẻ đính kèm…) để kiểm tra trước khi sản xuất hàng loạt. Nếu đối tác báo giá lòng vòng, chậm phản hồi nên cân nhắc lại.
Doanh nghiệp có thể hợp tác với đơn vị chuyên quà tặng doanh nghiệp theo yêu cầu như Giga Gift. Với kho hơn 4000+ sản phẩm, hệ thống in ấn hiện đại và quy trình xử lý đơn hàng gấp nhanh chóng Giga Gift đã từng thực hiện những đơn hàng như: 500 set quà hội thảo trong 7 ngày, 1200 bộ quà sự kiện chỉ trong 14 ngày. Bạn có thể yêu cầu demo chỉ trong vài giờ và được tư vấn lựa chọn phương án tối ưu nhất theo ngân sách.
Giga Gift với 18 năm kinh nghiệm có nhiều lợi thế trong cung cấp quà tặng sự kiện số lượng lớn
3. Kiểm duyệt mẫu và chất lượng trước sản xuất hàng loạt
Dù kế hoạch đã bài bản và đối tác uy tín, doanh nghiệp vẫn nên chủ động chuẩn bị các kịch bản dự phòng. Với đơn hàng gấp như 1000 bộ quà tặng trong 10 ngày, chỉ cần một mắt xích gặp trục trặc là toàn bộ quy trình có thể bị gián đoạn. Đây là những giải pháp để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tiến độ.
3.1. Check mẫu và chất lượng
Không thể bỏ qua bước duyệt mẫu in thực tế. Mọi thiết kế quà tặng cần được in thử logo hoặc họa tiết lên sản phẩm, sau đó gửi bản mẫu để khách hàng kiểm tra. Việc kiểm duyệt trước giúp:
- Đảm bảo logo đúng chuẩn màu thương hiệu
- Kiểm tra chất liệu, kích thước và chất lượng đóng gói
- Tránh tình trạng sản xuất hàng loạt rồi mới phát hiện sai sót
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này để tiết kiệm thời gian, nhưng đó là sai lầm thường thấy dẫn đến lỗi in ấn, màu sai, bố cục xô lệch. Từ đó gây lãng phí và mất hình ảnh thương hiệu.
Duyệt hàng mẫu là khâu rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và sự đồng bộ của quà tặng
3.2. Chuẩn bị phương án thay thế sản phẩm
Đối với sản phẩm không phải lúc nào cũng có sẵn số lượng lớn, hãy xác định trước ít nhất một phương án thay thế tương đương về hình thức và giá trị. Trong trường hợp khẩn cấp, có thể chuyển đổi mà không ảnh hưởng lớn đến ngân sách hay hình ảnh sự kiện.
3.3. Theo dõi tiến độ hàng ngày, có đầu mối phụ trách riêng
Cần có nhân sự theo sát tiến độ sản xuất, in ấn, đóng gói. Đối tác nên cập nhật tiến độ hằng ngày qua các kênh trao đổi nhanh như Zalo, email, Google Sheet. Một đầu mối liên hệ rõ ràng sẽ giúp xử lý tình huống linh hoạt và tránh bị “vỡ kế hoạch” vào phút chót.
3.4. Đặt dư số lượng để phòng phát sinh
Nên đặt thêm 3% – 5% số lượng dự kiến. Khoảng dư này giúp ứng phó kịp thời nếu có lỗi kỹ thuật, sản phẩm bị hư hỏng, hoặc cần bổ sung danh sách khách mời. Với đơn hàng lớn, số lượng dự phòng này là yếu tố bắt buộc.
>>> Xem thêm: Giải Pháp Quà Tặng Doanh Nghiệp Hiệu Quả Trong Thời Đại Công Nghệ Và Hội Nhập
4. Đóng gói và vận chuyển - Đừng để phút cuối mới xử lý
Một bộ quà tặng đẹp không chỉ nằm ở sản phẩm bên trong, mà còn phụ thuộc lớn vào cách đóng gói và trải nghiệm khi nhận quà. Với những đơn hàng lớn cho sự kiện, nếu xử lý khâu này chậm trễ hoặc thiếu kiểm soát, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro như: thiếu quà, giao nhầm, bao bì rách nát, hoặc đến trễ giờ tổ chức. Doanh nghiệp lúc này cần chú ý:
- Yêu cầu đơn vị cung cấp giao theo từng cụm địa điểm (nếu có nhiều chi nhánh, phòng ban…)
- Ghi rõ số lượng + tên người nhận + thời gian giao cụ thể
- Lên phương án dự phòng: chia đơn, tự đến lấy nếu quá gấp
Thành công nhờ tư duy chủ động và chuyên nghiệp
Việc đặt quà tặng số lượng lớn cho sự kiện trong thời gian ngắn tưởng chừng khó khăn, nhưng thực tế hoàn toàn khả thi nếu bạn chủ động lên kế hoạch, chọn đối tác chuyên nghiệp và kiểm soát từng khâu kỹ lưỡng. Mỗi giai đoạn, từ duyệt mẫu, sản xuất, đóng gói đến vận chuyển, đều cần được kiểm soát chặt chẽ và có phương án dự phòng. Hãy nhớ, quà tặng không chỉ là vật phẩm. Đó là bộ mặt thương hiệu trong mắt khách hàng, nhân viên, đối tác. Đừng để mọi nỗ lực chuẩn bị sự kiện bị ảnh hưởng chỉ vì vài rủi ro đáng lẽ có thể phòng tránh.
Giga Gift tự hào là đơn vị đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong các chiến dịch quà tặng quy mô, từ ý tưởng, thiết kế, sản xuất đến đóng gói đảm bảo tiến độ và chất lượng.
Với 18 năm kinh nghiệm trong cung cấp các giải pháp quà tặng cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước như: SEA Games 31, Văn phòng Quốc hội, KPMG, Singapore International Foundation, VP Bank, BIDV, LG, Prudential… Giga Gift có sẵn hơn 3000 mẫu quà phong phú, cùng hàng trăm mẫu balo độc đáo, hứa hẹn sẽ mang tới những món quà chất lượng nhất, ý nghĩa nhất với giá thành phải chăng nhất cho tập thể, doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi:
Giga Gift – Đơn vị cung cấp quà tặng SEA Games 31
Hà Nội: Tòa Nhà Sông Đà 9, Nguyễn Hoàng, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hồ Chí Minh: Số 5 Trần Triệu Luật, Phường 7, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Xưởng SX: Khu Công nghiệp Phú Minh, Đường Trại Gà, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: 024.22.345.345 (HN) - 0896.588.883 (HCM)
Fanpage: Quà tặng doanh nghiệp Giga Gift
